Você é daquelas que fica aflita quando não consegue ver seus e-mails? Você baixa e-mails no celular a qualquer hora do dia? Quanto tempo você passa respondendo e-mails por semana?
É feio não responder emails. Concordo. As relações estão cada vez mais “internéticas” o que as faz mais rápidas e eficientes. E muito mais baratas do que as ligações telefônicas. Sendo ferramenta de trabalho, é de bom tom verificar a caixa de e-mails e responder as mensagens. Só não precisa e não deve virar uma obsessão, ocupando horas do seu dia e roubando tempo de outras atividades.
“Todo mundo me alertava mas só percebi que era “escrava”dos e-mails quando viajei de férias e não conseguia baixar as mensagens pelo celular” conta Paula Sorensi, organizadora de eventos. “Fiquei numa angústia terrível, mesmo sabendo que estava tudo organizado no escritório”.
“Gasto aproximadamente duas horas abrindo e respondendo e-mails todo dia. No final da semana, na soma, deu um dia inteiro de trabalho”, conta Luciana Barros, advogada. “Me dei conta de que quando não existia internet, meu dia rendia muito mais!”.
“Fico muito irritada se não respondem meus e-mails no mesmo dia. Se eu respondo tudo de imediato, por que não podem fazer igual?”, cobra Ana*, secretária.

Para “domar” sua caixa de e-mails e preservar sua sanidade, tente aplicar estas dicas:
1. Dê uma paradinha e analise quanto tempo você está gastando com sua caixa de emails. Aplique a regra dos 5 minutos. Em 5 minutos, dê uma olhada rápida e separe o que é realmente urgente do que pde ser respondido depois. Delete de uma vez o que é spam ou lixo. Depois, defina um tempo para responder, mas de 20/30 minutos com certeza vai roubar do seu dia tempo de outras tarefas.
2. Truque de “Viciado”: se você fica aneruvosa de ver os e0pmails entrando, tabalhe com o programa fechado. Defina com antecedência os horários de abertura, e siga á risca.
2. E-mail é para ser “curto e grosso”. Se o assunto for longo, considere um contato por telefone.
3. Para e-mail de trabalho, verifique duas vezes por dia. A caixa pessoal, uma vez por dia é mais que suficiente.
4. Nem todo mundo responde emails, é verdade. Tem gente até que simplesmente não responde. Em vez de ficar aborrecido, se for importante, ligue para verificar se a pessoa recebeu. Lembre que a vantagem do email é justamente não ser invasivo. Você envia a hora que quiser, o recebedor abre a hora que puder.
5. Ao contrário do que se pensa, o melhor horário para enviar e-mail é no meio do dia. Não engarrafa com as mensagens da manhã, e dá tempo ao recebedor de responder no meio do dia, se for necessário.
6. Vai sair de férias e ficar longe do computador? Os programas de e-mail permitem programar uma mensagem de ausência. “Estou ausente de … até…. Em caso de urgência, fale com …” Simples!
7. “Febre” na internet, as correntes são de mau gosto, e as mais pesadas falta de simancol. Se você acha alguma coisa interessante, mande apenas para contatos próxinmos, que você sabe que vão apreciar. Não saia mandando para todo o seu cadastro de endereços eletrônicos, muito menos com a lista de destinatários aberta. Nada vai te acontecer se você interromper uma corrente, eu juro!

E-mail é maravilhoso, uma ferramenta moderna, prática e muito útil. Só não pode virar o centro da vida, nem pessoal, nem profissional. Para os clientes, chefes e colegas de trabalho, marque reuniões “ao vivo”, também sempre  rápidas e objetivas. E para os amigos… marque um chopp, um bom bate papo, que ninguém é de ferro!

Por Daniela Falcão